電子檔案銷毀方法有哪些（檔案鑒定銷毀的流程有哪些）

電子文件現(xiàn)在是我們最喜歡的一種文件方式，電子文件準(zhǔn)確而全面理解電子文件的內(nèi)涵和外延，是對其展開科學(xué)管理的前提，文件是指機(jī)構(gòu)或個(gè)人在履行其法定義務(wù)或開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過程 中形成、接收并維護(hù)的作為憑證和具有査考作用的信息，電子文件, 是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公 務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同 形式的信息記錄，我們對文件也是要有一定的理解。

紙質(zhì)檔案與電子文件由于其各自的特點(diǎn)、文件運(yùn)行的生命周期以及在整個(gè)科研生產(chǎn)過程中所發(fā)揮的作用不同，電子文件的特點(diǎn)隨著其自身的不斷發(fā)展而豐富和擴(kuò)充，電子文件的可共享性這一點(diǎn)也是非常的方便我們的操作，還有存儲的高密度性和信息的可操作性等是電子文件被大眾認(rèn)可及迅速普及的主要原因，相對于紙質(zhì)檔案而言，電子文件的優(yōu)勢在于提供方便、快捷的查詢、復(fù)制及數(shù)據(jù)交換、挖掘等信息服務(wù)上，非常的方便便捷，適合年輕人的辦公方式。

判斷計(jì)算機(jī)中的信息或數(shù)據(jù)是否為電子文件的首要標(biāo)志是這些信息或數(shù)據(jù)是否應(yīng)業(yè)務(wù)需要、在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生，其穩(wěn)定的內(nèi)容忠實(shí)地記錄了特定的業(yè)務(wù)活動(dòng)的過程和結(jié)果，通常需要釆取一定的措施來固定文件的內(nèi)容和形式，無論其信息表現(xiàn)方式如何，都屬于電子文件，不限于文字、圖表、圖像、音頻、視頻等，電子文件的格式也是非常的多，doc格式轉(zhuǎn)化為pdf格式是我們工作中進(jìn)行需要用到的，格式不懂功能也是不一樣。

電子文件第一次使用了人工不可識讀的記錄符號一數(shù)字代碼，即人無法直接識讀和理解，只有通過計(jì)算機(jī) 特定的程序解碼、解壓或解密，才能人工識讀它，電子文件銷毀銷毀方式也是會(huì)有所不一樣，電子文件的載體是U盤、光盤、光驅(qū)等等，電子文件我們常用的方式是粉碎、消磁等方式進(jìn)行文件銷毀，電子文件銷毀和紙質(zhì)文件銷毀都是一樣重要的，文件銷毀工作是每個(gè)公司都需要去做的一件事情，電子文件銷毀也是一樣需要找專業(yè)的銷毀公司銷毀才行。

電子檔案銷毀方法有哪些？

電子文件的鑒定包含三個(gè)方面的內(nèi)容：

首先，對電子文件內(nèi)容價(jià)值的鑒定。針對電子文件在歸檔之前容易“流失”的特點(diǎn)，可嘗試用“職能鑒定”即以職能為基礎(chǔ)進(jìn)行鑒定的方法。在電子文件形成之前或形成之初進(jìn)行首次鑒定，通過軟件系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)設(shè)定，將沒有保存價(jià)值的電子文件剔除出去。

其次，對電子文件原始性的鑒定，以保證文件的憑證價(jià)值。這要考慮計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子文件的管理兩個(gè)因素，主要是對記載電子文件相關(guān)特征的記錄進(jìn)行檢查，確認(rèn)電子文件的原始性。

再次，對電子文件保存、識讀有關(guān)的技術(shù)狀況的鑒定。主要從信息和載體兩個(gè)角度進(jìn)行，檢查信息的完整性、載體的完好性。

那些沒有保存價(jià)值的電子文件，或者雖有保存價(jià)值的信息、載體已受損且無法修復(fù)的電子件，不屬于歸檔范圍，在履行必要的手續(xù)后，可進(jìn)行銷毀。

電子文件銷毀的時(shí)機(jī)與實(shí)施者

紙質(zhì)文件在鑒定完畢后，不需留存的文件由檔案部門統(tǒng)?銷毀，是實(shí)踐中行之有效的做法、但如果電子文件也一律按此辦法銷毀則是不經(jīng)濟(jì)的，也會(huì)影響到工作效率。

電子文件的鑒定工作決定著電子文件銷毀的時(shí)機(jī)、實(shí)施者。如果使用統(tǒng)一的辦公軟件，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初就可根據(jù)職能鑒定法決定文件的存留，經(jīng)過文件形成者確認(rèn)之后，應(yīng)該銷毀的電子文件就應(yīng)由軟件系統(tǒng)自動(dòng)刪除；如果所使用的辦公軟件沒有相應(yīng)的鑒定功能，可在檔案部門的參與下(檔案部門可派人前往，條件成熟時(shí)，也可直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行控制)，定期對電子文件進(jìn)行批量鑒定，及時(shí)將沒有保存價(jià)值的電子文件銷毀；經(jīng)過初次鑒定后的電子文件，在歸檔時(shí)，由檔案部門進(jìn)一步鑒定，被剔除出的電子文件內(nèi)檔案部門統(tǒng)一銷毀。

電子文件的銷毀方法

電子文件的銷毀可分為信息銷毀和載體銷毀兩大部分。

電子文件的信息銷毀是通過軟件系統(tǒng)改變載體的狀態(tài)，將電子文件數(shù)據(jù)從記錄載體上徹底消除的一種方法、這種方法適用于可重復(fù)使用的記錄載體，如硬盤、軟盤、可擦寫式光盤、磁帶機(jī)等。它的優(yōu)點(diǎn)是可重復(fù)利用載體，節(jié)約了資源、經(jīng)費(fèi)，銷毀方法簡單。缺點(diǎn)是，銷毀過程具有非直觀性，主要是通過計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)來完成銷毀工作，如果銷毀不徹底，容易留下失泄密的后患。

電子文件的載體銷毀是指將電子文件的載體連同信息一起銷毀的方法，主要適應(yīng)于一次寫入不可更改的記錄載體及受損傷不可修復(fù)的載體。它的優(yōu)點(diǎn)是銷毀比較徹底。缺點(diǎn)是，浪費(fèi)資源。從目前看，電子文件載體的回收、再生工作開展得不夠，還存在著載體的銷毀處理會(huì)給環(huán)境帶來不利影響的問題。

檔案鑒定銷毀的流程有哪些？

檔案鑒定是檔案管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是鑒別判定檔案價(jià)值、決定檔案“存”“毀”的一項(xiàng)專業(yè)性檔案業(yè)務(wù)工作。經(jīng)過鑒定，對那些確實(shí)已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)按照要求予以銷毀。

《檔案法》第三章第十五條規(guī)定“鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案行政管理部門制定”，《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第十七條規(guī)定“機(jī)關(guān)應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定”，“鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)提出工作報(bào)告，對確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后銷毀”。

銷毀檔案的程序

1、編制銷毀清冊。鑒定小組（在機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成）經(jīng)過鑒定，對無保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊，它是日后查找檔案銷毀情況的憑據(jù)。銷毀清冊的封面需設(shè)置全宗號、銷毀檔案的數(shù)量、鑒定小組負(fù)責(zé)人的簽字及時(shí)間、批準(zhǔn)人的簽字及時(shí)間、兩個(gè)監(jiān)銷人的簽字及銷毀時(shí)間等項(xiàng)目。清冊中檔案銷毀登記表要設(shè)置序號、文件題名、所屬年度、檔號、應(yīng)保管期限、已保管期限、文件頁數(shù)、備注等欄目，準(zhǔn)確揭示每一份銷毀文件的內(nèi)容和成分，供領(lǐng)導(dǎo)人審查。

2、擬訂鑒定報(bào)告，提出銷毀意見。報(bào)告中對需銷毀檔案的數(shù)量及內(nèi)容作簡要介紹，并提出銷毀意見、陳述銷毀原因。

3、機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人審批。

4、銷毀。領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，一般由二人將需要銷毀的檔案送往指定的造紙廠做原料，數(shù)量較少的亦可自行焚毀，不須當(dāng)作其他用途，更不許出賣。無論采用什么方法，必須指定兩人以上監(jiān)銷，確已銷毀后，監(jiān)銷人須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣、銷毀日期和簽字，以示負(fù)責(zé)。

5、未批準(zhǔn)銷毀的檔案，要拿出繼續(xù)保存。

特殊情況

情況特殊的專門檔案，銷毀時(shí)還要遵照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作，就要按照財(cái)政部和國家檔案局下發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行，具體程序是：

（1）由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制銷毀清。

（2）單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

（3）銷毀時(shí)，應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。

（4）監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照時(shí)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。