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怎么報(bào)廢銷毀檔案(檔案資料多久能銷毀報(bào)廢)

怎么報(bào)廢銷毀檔案(檔案資料多久能銷毀報(bào)廢)

隨著檔案管理系統(tǒng)中檔案數(shù)量的增加,檔案越來越多,很多檔案因?yàn)榈狡谝呀?jīng)沒有保存的價(jià)值必須進(jìn)行銷毀操作。

檔案管理檔案銷毀程序:對(duì)已失效的檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,然后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。

經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證沒有保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。

銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)督監(jiān)銷作為見證人,文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

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怎么報(bào)廢銷毀檔案?

檔案鑒定是檔案管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié),是鑒別判定檔案價(jià)值、決定檔案“存”“毀”的一項(xiàng)專業(yè)性檔案業(yè)務(wù)工作。經(jīng)過鑒定,對(duì)那些確實(shí)已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案,應(yīng)當(dāng)按照要求予以銷毀。那么檔案銷毀的規(guī)定有哪些?

依據(jù)相關(guān)規(guī)定:鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法,由檔案行政管理部門制定;相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定;鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)提出工作報(bào)告,對(duì)確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè),經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后銷毀。

銷毀檔案的程序和方法

1、編制銷毀清冊(cè)。鑒定小組(在相關(guān)部門分管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下,由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成)經(jīng)過鑒定,對(duì)無保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊(cè),它是日后查找檔案銷毀情況的憑據(jù)。銷毀清冊(cè)的封面需設(shè)置全宗號(hào)、銷毀檔案的數(shù)量、鑒定小組負(fù)責(zé)人的簽字及時(shí)間、批準(zhǔn)人的簽字及時(shí)間、兩個(gè)監(jiān)銷人的簽字及銷毀時(shí)間等項(xiàng)目。清冊(cè)中檔案銷毀登記表要設(shè)置序號(hào)、文件題名、所屬年度、檔號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、文件頁(yè)數(shù)、備注等欄目,準(zhǔn)確揭示每一份銷毀文件的內(nèi)容和成分,供領(lǐng)導(dǎo)人審查。

2、擬訂鑒定報(bào)告,提出銷毀意見。報(bào)告中對(duì)需銷毀檔案的數(shù)量及內(nèi)容作簡(jiǎn)要介紹,并提出銷毀意見、陳述銷毀原因。

3、相關(guān)部門分管負(fù)責(zé)人審批。

4、銷毀。領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,一般由二人將需要銷毀的檔案送往指定的造紙廠做原料,數(shù)量較少的亦可自行焚毀,不須當(dāng)作其他用途,更不許出賣。無論采用什么方法,必須指定兩人以上監(jiān)銷,確已銷毀后,監(jiān)銷人須在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣、銷毀日期和簽字,以示負(fù)責(zé)。

5、未批準(zhǔn)銷毀的檔案,要拿出繼續(xù)保存。

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特殊情況

情況特殊的專門檔案,銷毀時(shí)還要遵照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作,就要按照財(cái)政部和檔案局下發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行,具體程序是:

(1)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見,編制銷毀清。

(2)單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

(3)銷毀時(shí),應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。政務(wù)部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。

(4)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照時(shí)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

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檔案資料多久能銷毀報(bào)廢?

為便于單位檔案的統(tǒng)一管理,并結(jié)合會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際利用需求,新《管理辦法》將會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類,并將原附表1、2中保管期限為3年、5年、10年的會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為10年,將保管期限為15年、25年的會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為30年。其中會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等主要會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限已延長(zhǎng)至30年,其他輔助會(huì)計(jì)資料的最低保管期限延長(zhǎng)至10年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

因此,目前規(guī)定會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等主要會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限為30年,企業(yè)保存年限若是不到30年,不得擅自銷毀。

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會(huì)計(jì)檔案的保管期限是從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起的,而它的保管期限分為永久性保管和定期性保管。

一、會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證和其他會(huì)計(jì)憑證,保管期限是15年;

二、會(huì)計(jì)賬簿類:現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬保管25年;總賬、明細(xì)賬和輔助賬簿保管15年;固定資產(chǎn)卡片賬,在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年;

三、財(cái)務(wù)報(bào)表類:年度財(cái)務(wù)報(bào)表永久保存;對(duì)于月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表,企業(yè)單位保管期限為3年,行政事業(yè)單位保管期限為5年;

四、其他會(huì)計(jì)資料:會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保存;會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管15年;銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單保管5年。


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